Fiets jezelf – en je medewerkers – ... naar kantoor. Of toch niet?

Het ene moment is thuiswerken de norm, het andere moment mogen we weer – beperkt – naar kantoor. Als HR-professional moet je het dan maar voor elkaar boksen om een helder thuiswerkbeleid neer te zetten. Dat roept nogal wat vragen op, zeker als het gaat om de verschillende vergoedingen. HR-professional Fiona is inmiddels expert en deelt haar ervaringen in deze blog.

Alleen thuiswerken niet de heilige graal

Hoe vervelend de hele coronapandemie ook is, het heeft één voordeel met zich meegebracht: in no time konden we massaal – uitzonderingen daargelaten – thuiswerken. Waar dat eerst voor een flink aantal organisaties nog wat problematisch was, nu weten we niet meer beter. Onnodige lange autoritten zijn niet meer nodig: vergaderen via Microsoft Teams of Zoom blijkt heel efficiënt te zijn. Toch blijkt alleen maar thuiswerken ook niet de heilige graal te zijn. Uit onderzoek blijkt dat we het spontane contact met collega’s missen en hoewel thuiswerken niet meer weg te denken is, het kantoor – al zal dat in aangepaste vorm zijn – is ook nog steeds een blijvertje.

Thuiswerkvergoeding én reiskostenvergoeding

Thuiswerken en op kantoor werken blijft dus een mooie mix. Daar moet je in je thuiswerkbeleid rekening mee houden. Hoe ga je dan om met alle verschillende vergoedingen? Sinds 1 oktober is er door de overheid een onbelaste thuiswerkvergoeding vastgesteld van maximaal twee euro per dag. Dat is bedoeld als tegemoetkoming voor kosten als water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee, toiletpapier en een goede internetverbinding. Kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon op de thuiswerkplek, kan je als werkgever op diverse andere manieren (deels) vergoeden. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van maximaal € 0,19 per kilometer, zoals we die al kenden, blijft ook bestaan.

Welke vergoeding wanneer?

Als werkgever mag je je medewerkers per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding óf de reiskostenvergoeding geven. Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Ik neem even onze eigen organisatie als voorbeeld. Bij NFP Groep hebben we nog geen officieel thuiswerkbeleid, en daarin staan we vast niet alleen. Op dit moment moet daarom iedere medewerker aan het eind van de maand opgeven hoeveel dagen hij of zij vanuit huis heeft gewerkt en hoeveel dagen op kantoor. Voor de thuiswerkdagen krijgt de medewerker dan de vergoeding van twee euro onbelast, voor de andere dagen krijgt hij of zij de reiskostenvergoeding – mits die natuurlijk normaalgesproken ook van toepassing was. Persoonlijk vind ik het nogal een gedoe om reiskosten en thuiswerkvergoeding per medewerker bij te houden. Ik werk parttime en heb mijn handen vol aan het aantrekken en vasthouden van talent. Ik hou me er maar aan vast dat we ‘straks’, wanneer dat dan ook is, met alle medewerkers vaste afspraken gaan maken. Door vast te leggen hoeveel dagen per week ze thuiswerken en hoeveel dagen ze op kantoor zijn en die afspraken in de arbeidsovereenkomsten op te nemen, kunnen we die hele administratie daarvan gaan automatiseren en heb ik er verder geen omkijken naar.

Vitale en positieve werknemers belangrijk

Sinds de uitbraak van het coronavirus is de aandacht voor vitaliteit groter dan ooit. Hartstikke nodig, want ik hoor mensen om me heen ook echt klagen dat ze te weinig beweging hebben. Ging je op kantoor nog wel eens langs bij die ene collega of maakte je samen een ommetje na de lunch, thuiswerkers blijken minder te bewegen en weinig buiten te komen. Maar liefst 28 procent voelt zich schuldig als hij of zij pauze neemt. Dat is natuurlijk nergens voor nodig: als werkgever heb je er baat bij als je mensen vitaal zijn en positief in het leven staan. Ik vind het belangrijk dat onze medewerkers bewegen en ik stimuleer ze dan ook zeker om even de fiets te pakken of een wandelingetje te maken tijdens de pauze. Een goede fiets draagt daaraan bij. Medewerkers zijn daardoor niet alleen sneller geneigd de fiets te pakken om naar het werk te gaan, maar ook bijvoorbeeld om de kids naar school te brengen.

Fietsen is here to stay

Landelijk gezien loopt het langdurig ziekteverzuim steeds verder op en dat is deels direct te wijten aan het coronavirus maar voor een groot deel ook aan psychische klachten. Wij mensen zijn toch sociaal dieren, maar momenteel zijn de contacten – zowel in privésfeer als op het werk – minimaal. Ik kan mensen niet bij elkaar brengen, maar ik kan wel stimuleren dat ze meer bewegen. Dat is een van de redenen waarom wij Trappers, ons fietsstimuleringssysteem, inzetten. Daarmee kunnen we als werkgever onze medewerkers stimuleren om vaker de fiets te pakken. Het fietsgebruik van medewerkers wordt gemeten met een tag die op de fiets zit. De kilometers worden omgezet in waardepunten, zogenaamde Trappers, die ingeruild kunnen worden voor leuke cadeaus in de Trappersshop. Zo bevorder je de vitaliteit van je medewerkers, werk je aan een daling van het ziekteverzuim, heb je minder parkeerplaatsen nodig en draag je bij aan de CO2-reductie. Bovendien kiezen millennials – de helft van de arbeidsmarkt – massaal voor de fiets en helpt een fietsstimuleringssysteem als je jezelf als aantrekkelijke werkgever wilt neerzetten. En weet je waar ik persoonlijk ook heel blij van word: Trappers is ook alleen in te zetten voor de registratie van woon-werkfietsritten, zonder er per se een beloning aan te koppelen. Zo zijn zowel wij als de medewerker zelf van al dat administratieve gedoe af. Ik krijg maandelijks alles keurig in een overzicht. Kan ik mijn tijd weer besteden aan onze talenten!

Nieuwsgierig?

Werkgevers kunnen op diverse manieren regelen dat medewerkers kunnen fietsen en ook blijven fietsen. Hiervoor heeft de overheid een aantal fiscale regels ingevoerd, die werkgevers helpen bij een fiscaal aantrekkelijk fietsplan of leasefietsregeling voor medewerkers. Meer weten? Het is een kwestie van fietsen!